Introducción

Como encontrarás escrito por distintos lugares de este blog, la clave de todo buen viaje se encuentra en la planificación. Lograr las rutas más cómodas, coordinar los horarios, las distancias y -por supuesto- los valores con mejor relación costo-beneficio. Porque no se trata de viajar barato, sino de optimizar nuestro dinero para gastarlo lo más sensatamente posible. 

Itinerario de viaje

En este viaje estaremos recorriendo Roma, París, Londres, Ámsterdam y Múnich. Conoceremos museos, parques temáticos, lugares llenos de historia, castillos, plazas, fábricas, granjas y estadios de fútbol… Comeremos mucha pasta, jamón, salchichas y quesos; los mercadillos y ferias serán nuestro mejor aliado. Dentro de cada ciudad tomaremos subtes, ferries, tranvías y muchísimos ubers; pero también andaremos en bicicleta y -sobre todo- caminaremos.

La planilla de cálculos como base de nuestra planificación

La mejor forma de organizarnos para esta travesía, y como en muchos otros aspectos de nuestra vida, es utilizando una planilla de cálculo tipo Excel. En mi caso estaré utilizando Google Sheets de manera de poder ir trabajándola on-the-fly en conjunto con mi mujer y tenerla siempre disponible, sin importar donde me encuentre. Mi planilla, entonces, posee 10 columnas cuya definición trataré de ampliar, amén de lo descriptivo del nombre que intenté ponerle a cada una:

Fecha
Esta es la fecha en la planificamos estar en determinado lugar o viajar al mismo.
Es importante que sea visible el día de la semana en la cual nos encontramos (lunes, martes…).
Hay actividades que solo ocurren los fines de semana y otras que cierran en un determinado día (los museos, por ejemplo, los lunes suelen estar cerrados y los mercados populares abren solo domingos). Ya ahondaremos en este tema más adelante, pero solo quiero destacar lo importante de hacer bien visible el día y no solo la fecha numérica. El “exel” será nuestra hoja de ruta y queremos que sea lo más visual y fácil de entender posible.
Hora
La hora es fundamental. ¿A qué hora tenemos que estar en la estación? ¿A qué hora tenemos la reserva para la visita al museo? ¿Si el museo cierra a las 18, llegamos caminando desde la otra punta de la ciudad? Su señoría, no más preguntas.
Evento
Aquí pondremos el nombre del hotel, paseo, restaurant, excursión o momento que debamos considerar de importancia. Lo ideal es pensar esos eventos lo suficientemente importantes como para que merezcan ocupar un espacio de nuestra planilla y sobre todo de nuestra atención… Es decir, no vale la pena incluir micro-eventos o cosas como “ir al baño” o “almorzar”…Pero quizás si convenga indicar, por ejemplo, que en determinado momento del día tendremos un picnic en el parque para el cual debemos asegurarnos de contar con todos los ítems necesarios (sanguchitos, coca, etc.).
Notas
En esta columna dejaremos espacio para todo lo que debemos considerar y, que por su longitud, es demasiado como para describir el evento. Por ejemplo: “llegar 30 minutos antes de la partida del tren” o “si hay tiempo, aprovechar para conocer la estatua de Don Roberto que se encuentra pegado al museo y dice la Tía Pocha que vale la pena visitar…”.
Podemos también utilizar esta columna para, por ejemplo, anotar el número o código de la reserva a ese evento (hotel, paseo, traslado) y así facilitar los trámites al momento del check-in.
Duración
Este dato nos servirá para estimar si un día será suficiente para realizar todas las actividades que tenemos proyectadas. Algunas duraciones serán casi certeras (un tramo en tren, por ejemplo) y otras podrán ser más arbitrarias, como suponer cuanto tiempo esperamos visitar un zoológico. Por supuesto uno puede prever que, en función de experiencias pasadas, tu familia estará más o menos interesada en alguna actividad. Pero siempre puede llover y, volviendo al ejemplo del zoo, quizás por lluvia los animales prefieran guardarse en sus covachas y ya no tengamos nada para ver…
Límite de Reserva
Este campo a completar será tu ansiolítico, al menos lo es para mí. ¿Cuantas veces por día debo mirar si ya está disponible la reserva para subir la Tour Eiffel o visitar la casa de Anna Frank? ¿Desde cuánto tiempo antes se habilita la compra del tren nocturno que une Múnich con Roma? Y así podría seguir al infinito, enumerando actividades y transportes.
Por suerte, todos estos datos se encuentran en internet. Lo importante aquí es poder tener una vista rápida de cuánto tiempo antes puedo acceder a la compra para 1) garantizarme un lugar en la fecha que yo deseo y 2) garantizarnos el mejor precio disponible.
Encontraras en próximos artículos las fechas en las cuales se van habilitando la compra de tickets para cada una de las actividades que estaremos realizando. Por lo pronto podés considerar la siguiente lista como referencia general:

  • Tickets Aéreos: Desde los 11 meses previos (siempre)
  • Hoteles: Desde los 10 meses previos (en la mayor parte de los sistemas de reservas)
  • Pasajes de Tren: Entre 3 y 6 meses previos (depende del tramo y la empresa)
  • Visitas y atracciones: Entre 1 y 2 meses previos
Estado de la reserva
Llegó el día esperado, hicimos la reserva, respiramos aliviados. Pongámosle una tilde a ese campito, será algo menos en lo que pensar…
Costo Previsto
La planificación no es solo útil para administrar nuestro tiempo, también lo es a nuestras finanzas. Además, como todos sabemos, el tiempo es dinero así que al planificar estamos ahorrando por todos lados.
Aconsejo ir llevando la cuenta de los euros a considerar para cada evento (cada fila de nuestra planilla). Esto nos dará una idea de cuán lejos o cuan cerca estamos de nuestras posibilidades económicas totales; porque no todos somos Isidoro Cañones. Además, podemos así ir pensando en la forma de pago (previo, en destino, en cuotas, etc.) de cada actividad.
Costo Pagado
Consideremos esto como una suerte de “autopsia” que nos va a ayudar en un próximo viaje o que le ayudará a alguien más, que este por emprender su propia aventura. Podrá resultar tedioso, pero sin demasiado esfuerzo y a nuestro regreso, podemos completar un monto aproximado del dinero gastado realmente.
Links relacionados
¿Cuantas horas de tu vida invertiste investigando sobre las distintas locaciones donde fueron grabadas escenas de Harry Potter? ¿Cuántos sitios de recomendaciones gastronómicas fueron necesarios para terminar de definir en que restó cenarías en tu última noche en Paris? ¿Encontraste un tipo en internet que muestra unos videos geniales sobre cómo es por dentro el mismo vagón en el que vos vas a viajar? No lo pienses tanto: Copiá los links y pegalos en la planilla; guardá muy bien tu tiempo invertido.

Cree una plantilla base que, espero, pueda serte de utilidad al momento de organizar tu viaje a Europa. Podés descargarla desde aquí y utilizarla libremente: https://www.eseuropa.com/eurotrip-plan/

PALADAR NEGRO
Si vos sos tan freak como yo, podes llenar de 🍗 🚆 🏃 ☕ ⚽ 🚕 (o pe**tudeces) tu planilla. No creo que aporte demasiado en lo relativo a la comprensión y/o visualización de la planilla; pero seguro quedaras genial con tu familia que a estas alturas piensa que sos Steve Jobs…